Uuden vuoden kehittämisvinkit riskien arviointiin 

timeforchangeVuoden vaihtuessa on tapana arvioida menneitä ja luodata tulevaa. Tässä vinkkejä riskienarvioinnin käytäntöjenne kehittämiseen. Vinkit perustuvat keskusteluihimme riskien arvioinnin kehittämistarpeista 22 yrityksessä ja organisaatiossa sekä riskien arvioinnin asiantuntijoiden työpajoissa. Kokonaisuudessaan tulokset on julkaistu VTT Technology –sarjan raportissa Uutta riskien arviointiin! Tietopohjan merkitys ja uudistamisen keinot. Tässä muutamia vinkkejä siitä, mihin suuntaan kehittyä. Katso ja pohdi, mitkä toimet ovat alkavana vuonna teidän agendallanne.

  1. Kirkasta tähtäin!

Tarkastelemalla riskien arvioinnin merkitystä kohdeorganisaation näkökulmasta kirkastuvat arvioinnin todelliset hyödyt. Kun tähtäin on tiedossa, myös menetelmän valinta on helpompaa. Eroja voi olla esimerkiksi siinä, pyritäänkö ensisijaisesti vaarojen tiedostamiseen ja turvallisten toimintatapojen käyttöönottoon työntekijätasolla, toimenpiteiden priorisointiin arviointia hyödyntämällä, johdon kokonaiskuvaan riskeistä vai tulevaisuuden/elinkaaren aikaisten riskien huomioon ottamiseen. Pääpainoa voidaan siirtää myös mahdollisuudet huomioon ottavaan toiminnan hallintaan. Usein tavoitteita on monia ja fokus voi vaihdella eri arvioinneissa. Oleellista on tiedostaa, miten tavoite ohjaa arviointiprosessia. Miksi teet arviointia? Mitä on tarkoitus tuottaa? Mikä on arvioinnin keskeisin hyöty? Miten tavoite ohjaa arviointia?

  1. Rajaa ja porrasta viisaasti!

Eritasoisten arviointien porrastaminen mahdollistaa niiden tehokkaamman toteuttamisen. Välillä kannattaa arvioida kriittisesti erillisten arviointien tarvetta ja katsoa, milloin laajemman kokonaisuuden arviointi toisi synergiahyötyjä. Kun tavoite on selvillä, on sopiva menetelmä helpompi valita. Arviointeja kannattaa myös painottaa eri teemoihin: välillä katse voi olla uusissa ja nousevissa riskeissä, välillä päivittäisen toiminnan riskeissä. Millaisia arviointeja tarvitaan? Miten käytännön toteutuksessa onnistutaan parhaiten? Miten eri arvioinnit yhdistyvät kokonaisuudeksi?

  1. Tee osallistumisesta mielekästä!

Työntekijöiden toteuttama vaarojen tunnistaminen ja turvallisten toimintatapojen valinta kannattaa nivoa luontevaksi osaksi ammattitaitoista työn suorittamista. Jotta vaarojen tunnistaminen saadaan kiinnostavaksi, on mietittävä ihmisten sisäisiä motivaatiotekijöitä jo riskien arviontaitavan pohjaa valettaessa. Jos riskin suuruuden määrittäminen työntekijätasolla ei toimi, kannattaa tämä vaihe toteuttaa sisäisessä asiantuntijaryhmässä ja panostaa siihen, että työntekijät tunnistavat vaaroja. Miten tunnistaminen sovitetaan osaksi työtä? Miten riskien arvioinnin mielekkyyden kokemusta voidaan vahvistaa? Miten arviointi tukee turvallisia työtapoja?

  1. Kokeile välillä uutta!

Perinteisiä menetelmiä käyttäen päästään kerryttämään arviointikokemusta ja saadaan tietoa vakiintuneessa muodossa. Tuttu tapa on hyödyksi, jotta arviointi voidaan toteuttaa tehokkaasti. Toisaalta ajatukset lähtevät helposti vakiintuneille radoille eikä uudenlaisia huomioita tule mukaan. Perinteiset menetelmät eivät esimerkiksi tue uusien ja nousevien riskien tunnistamista ja arviointia. Välillä onkin hyvä kokeilla uusia lähestymistapoja. Tarkoituksena voi tällöin olla motivaation ja innostuksen lisääminen arviointiin sekä riskien näkeminen uudesta perspektiivistä, jolloin esiin nousee uusia havaintoja ja ymmärrys riskistä laajentuu. Tarvitaanko asioihin uutta näkökulmaa, inspiraatiota tai motivaation herättäjää?

  1. Kehityskaari esiin!

Toimintatapojen oppiminen ja juurruttaminen vie aikaa. Sinnikkäällä riskien arvioinnin työllä kehitystä nähdään tapahtuvan. Välillä on hyvä myös muistella riskien arvioinnin taivalta ja sitä, millaista kehitystä matkan varrella on tapahtunut. Organisaation riskien arvioinnin kehityskaaren kuvaaminen havainnollistaa kehityskulkua ja tulevaisuuden suuntaa sekä viestii pitkäjänteisen tekemisen merkityksestä. Mitä arvioinneilla on saavutettu? Miten tuoda esiin onnistumisia? Mihin ollaan menossa?

  1. Tiedosta, mitä tiedät!

Keskeistä on tiedostaa, mistä riskeistä on tietoa ja milloin liikutaan uusien, nousevien tai yllättävien riskien piirissä. Aina riski ei ole tuttu juuri tarkastellussa asiayhteydessä, mutta muissa yhteyksissä se on voitu tunnistaa tai huomioida. Laaja erilaisten ilmiöiden seuraaminen voi nostaa ajatuksia nousevista riskeistä. Tarkastelutapoja tietopohjaltaan eritasoisille riskeille esitetään VTT Technology –sarjan raportissa ”Uutta riskien arviointiin! Tietopohjan merkitys ja uudistamisen keinot”.  Mitä tietoa arvioinnin tueksi on? Millä tasolla tietämyksemme on? Mitä muualla tiedetään riskeistä? Miten lähestymme tietopohjaltaan erilaisia riskejä?

  1. Muista dynaamisuus!

Riskien arvioinnin reaaliaikaisuus ja riskin muutoksen seuraaminen ovat monelle haave. Toteutetut toimenpiteet kuitenkin elävät usein omaa elämäänsä ja riskien arvioinnit hautautuvat yksittäisinä suorituksina Excel-viidakkoon. Vaaratilanne- ja turvallisuushavaintojärjestelmien sekä riskien arviointien keskinäinen vertailu ja keskustelu jäävät usein varsin satunnaisten muistikuvien varaan. Järjestelmien yhteentoimivuuteen ja hakutoimintoihin satsaaminen tuottaa mahdollisuuden tehokkaampaan arviointityöhön ja pitkäjänteisempään seurantaan. Miten riskin muuttumista seurataan? Miten tietoja voi tuoda yhteen?

  1. Arvosta!

Jotta riskien arvioinnin merkitys ja hyödyt näkyvät toiminnassa, niitä on myös korostettava ja viestittävä käytännönläheisesti. Riskien arvioinnin tahtotila on ilmaistava vahvasti ja näytettävä myös teoin, että vaarojen havaitsemista ja turvallista toimintatapaa arvostetaan. Miten yritys osoittaa puhein ja teoin riskien arvioinnin merkitystä?

  1. Ennakoi!

Uusien ja nousevien riskien kohdalla perinteinen, vahvasti tapahtumahistoriaan nojaava tapa riskin suuruuden määrittämiseen ei toimi. Ennakoinnin menetelmät voivat auttaa kohtaamaan tulevaisuuden riskejä. Toisaalta myös hyödynnettävässä muodossa olevan datan pitkäaikainen kerryttäminen omasta toiminnasta mahdollistaa ennakkoon hälyttävien riski-indikaattorien määrittämisen. Ennakointi voi lähteä kehityskulkujen seuraamisesta ja mallia voi ottaa vaikkapa projektienhallinnan puolelta. Millaisia riski-indikaattoreita toiminnasta voi rakentaa? Miten seuraan kehityskulkuja? Kuinka pitkälle tulevaisuuteen meidän tulee riskejä tunnistaa?

  1. Kehitä palvelunäkökulmasta!

Riskien arviointiin osallistuu nykyisin usein myös toimijaverkoston muita osapuolia (alihankkijat, toimittajat, jne.) sekä ammattimaisia riskien arviointipalveluita tarjoavia toimijoita. Myös yritysten omat turvallisuuden ja riskienhallinnan asiantuntijat nähdään yhä useammin sisäisinä palveluiden tarjoajina. On hyvä pitää mielessä, että myös riskien arvioinnin on tuotettava taloudellista ja toiminnallista arvoa. Arviointikäytäntöjen jatkuva kehittäminen ja asiakastarpeiden huomioon ottamineen kuuluvat oleellisena osana palveluna toteutettavaan riskien arviointiin. Tätä ajatusta voidaan hyödyntää myös yrityksen tai organisaation sisällä kehittäen riskien arviointia palvelukehityksen menetelmin! Miten riskien arviointi saadaan osaksi asiakaslähtöistä toimintatapaa? Miten kehittäisin riskien arviointia palveluna?

Marinka Lanne, Jouko Heikkilä

 Ehdotukset on tuotettu osana VTT:n toteuttamaa tutkimushanketta: Uudet nousevat riskit (ReRISK – Revising industrial risk assessment practice to better capture emergent risks, 09/2015-12/2016). Hankkeen päärahoittaja on Työsuojelurahasto.

Tuloksista tarkemmin VTT Technogy –sarjan raportissa Lanne, M. & Heikkilä, J. 2016. Uutta riskien arviointiin! Tietopohjan merkitys ja uudistamisen keinot.

Hankkeen aiemmat blogiteksit:

Heikkilä, J. 2015. Leijonat ja muut nousevat riskit. https://vttriskmanagement.com/category/jouko-heikkila/

Heikkilä, J. 2016. Einstein vai Picasso – Pitäisikö riskinarvioinnin olla tiedettä vai taidetta? https://vttriskmanagement.com/category/jouko-heikkila/

Lanne, M. 2016. Riskikartan uhmaajat. https://vttriskmanagement.com/category/marinka-lanne/

Murtonen, M. 2016. Yhdeksän hyvää ja kymmenen kaunista – Riskianalyysien laatuvaatimukset eilen ja tänään. https://vttriskmanagement.com/category/mervi-murtonen/

Riskikartan uhmaajat

Ne tulevat ohi rcloudyiskikartan eikä me osata sanoa, miten hallita niitä.

Suunnilleen näillä sanoilla yrityksissä kuvataan tilanteita, joita nykyinen riskienhallinta kohtaa. Tuttujen riskien lisäksi ympärillämme leijailee epävarmuuden, ulkoa tulevien uhkien, globaalien ilmiöiden, jatkuvan muutoksen sekä valtavien mahdollisuuksien keitos. Maailmantalouden tilanne ja poliittisen päätöksenteon ennustamattomuus luovat ympäristöä, jossa yritysten ketteryys palkitaan ja varmuus vähenee.

Sitä sumua ei saa pois horisontista…

Vaan eteenpäinhän on puskettava ja riskien kanssa pärjättävä. Miten tässä tukevat perinteiset riskien arvioinnin menetelmät?  Entä miten menetelmiä voisi kehittää kohtaamaan paremmin nykytarpeita? Näiden kysymysten ympärillä venyttelemme ajatuksiamme asiantuntijoiden ja yritysten kanssa hankkeessa ReRISK1. Tarkastelua rajaamme etenkin työturvallisuuteen vaikuttaviin riskeihin, nouseviin sellaisiin (Kts. Heikkilä 2015).

Perinteisesti riskien arviointi on vaarojen tunnistamista, riskin suuruuden määritystä riskimatriisilla, hyväksyttävyyden tarkastelua sekä tarvittavien toimenpiteiden määritystä ja toteutusta. Parhaina piirteinä prosessissa pidetään systemaattisuutta ja riskien tiedostamista läpi organisaation, mutta ongelmiakin kohdataan – tarkastelutasoja on vaikea määrittää, aikaa tuhraantuu riskiluvun pohdintaan, luokitukset eivät tunnu vertailukelpoisilta tai toimenpiteiden ideointi ja toteutuksen tarkastelu jäävät välillä puolitiehen. Rivejä kertyy rivien perään, mutta mitä ne lopulta kertovat? Riskiluku tuntuu vielä jotenkin sopivan tunnettuihin riskeihin, mutta epävarmuushan on täynnä tuntemattomia riskejä, joita ei voi mitata katsoen taaksepäin todennäköisyyksiä ja seurauksia. Miten epävarmuuden lisääntyminen ja systeemisyys – kaiken vaikuttaminen kaikkeen – voitaisiin huomioida? Pitäisikö arviointiin kehittää entistä monimutkaisempi algoritmi, hyödyntää big dataa vai heittää koko matriisi romukoppaan? Tästä voi olla montaa mieltä.

Gerd Gigerenzerin (2015) kirjassa Riskitietoisuus makustellaan ajatusta, että epävarmuuden kasvaessa intuitiolla on entistä vahvempi rooli päätöksiä tehtäessä. Logiikka ja tilastot auttavat siis lähinnä tuttujen riskien hallinnassa. Kirjoittaja näkee tällaiset päätöksentekoa ohjaavat intuitiot tiedostamattomina nyrkkisääntöinä, jotka eivät ole lähtökohtaisesti vääriä eivätkä oikeita, vaan ennemminkin tiedostamatonta tiedettyä, joka toki pitää aina suhteuttaa olosuhteisiin. Epävarmuuden ympäröidessä yksinkertaisuudessa pitäytyminen on siis lopulta kaunista. Monimutkaiset laskukaavat ja loputon tiedon lisääminen lähinnä peittävät alleen ymmärryksen ja johtavat harhaantuneisiin johtopäätöksiin. Tällaisia kokemuksia on ainakin pankkimaailmasta. Toisaalta myös olosuhteiden ollessa muutoksessa, ainakin itselleni jää vain haparoiva tunne siitä, voivatko vanhat nyrkkisäännötkään enää toimia – nehän piti muistaa suhteuttaa juuri olosuhteisiin. Intuitiokin voi uusilla vesillä johtaa harhaan. Jos epävarmuudessa toimiminen ahdistaa, niin asiaa ei helpota se, että myös tuttuina pidettyjen riskien kanssa saa olla tarkkana. Gigerenzer muistuttaa lukuarvon synnyttämästä varmuuden harhasta. Asioiden tilastointihan ei sinällään kerro tulevasta. Riskiä tai sen mitättömyyttä tilastojen valossa ei siis pitäisi koskaan pitää absoluuttisena varmuutena. Yritysten osalta luvuksi puettu riski voi kuitenkin auttaa tarkastelemaan ja vertaamaan asioita sekä muutossuuntia etenkin ylimmän johdon tasolla, varmuusharha tiedostaen.

Merkittävä viesti Gigerenzerin kirjassa on mielestäni riskien viestiminen mahdollisimman selkeästi absoluuttisina riskeinä tai frekvensseinä suhteellisten osuuksien sijaan. Riskin ymmärtämistä pitäisi opettaa enemmän eri ammattikunnissa sekä ihan koulun penkillä, jotta ihmiset pystyvät irrottautumaan varmuusharhoista ja tekemään itseään koskevia päätöksiä niin pankissa kuin lääkärin vastaanotolla. On siis ymmärrettävä, kuinka huonosti riskiä oikeasti ymmärretään. Työn turvallisen toteuttamisen osalta käytännön haasteet eivät tosin rajoitu vain ihmisten riskitietoisuuteen. Oma vaikutuksensa on myös erilaisten ohjaavien arvoviestien ristipaineella, organisaation jokapäiväisissä piiloviesteissä ja viestien erilaisissa tulkinnoissa. Tämänkin kirjoituksen jokainen lukee ja tulkitsee omista lähtökohdistaan, omalla taustallaan. Myös ihmisen toiminnan ymmärrystä kaivattaisiin monessa yhteydessä enemmän.

Kaikki tulevat historiansa kanssa työmaalle ja ymmärtävät asiat omista lähtökohdistaan, olemme kasvaneet erilaisiin vaatimuksiin.

Vaikka riskienhallintatyön jäykkyyttä voi arvostella, on toimiviakin toteutustapoja löydettävissä. Hieno esimerkki yrityksen oman toiminnan tuntemuksesta ja tuttujen riskien hallinnasta löytyy projektitalosta, jossa erityyppisten projektien toteutumista analysoidaan tarkasti ja omasta toiminnasta rakennetut tunnusluvut on valittu ohjaamaan ennakoivaa päätöksentekoa. Vuosien aikana kerätty tieto ohjaa puuttumaan asioihin ajoissa, tiedostamaan ja päättämään riskeistä mahdollisimman pitkälle ennen ”kolahdusta”. Ei niin kovin vaikealla laskukaavalla, mutta valitsemalla tietyt ohjaavat indikaattorit kokemusperäisesti, tuntemalla omat projektit erittäin hyvin. Näin myös turvallisuustason indikaattorit linkitetään vahvasti taloudelliseen menestykseen. Tästä voi olla apua myös turvallisuustyön arvostukselle. Liiketoimintaympäristön, arvojen ja vaatimusten muutokset tuovat toki tällaisellekin yritykselle epävarmuutta. Uusiin mahdollisuuksin tartuttaessa on elettävä ilman aiempaa tietoa vastaavista tilanteista.

…jotain pitäisi tehdä, mutta selkeää visiota ei ole siitä, miten päästä seuraavalle tasolle.

Marinka Lanne

  1. VTT:n koordinoima ja Työsuojelurahaston rahoittama hanke ReRISK – Revising industrial risk assessment practice to better capture emergent risks, 1.9.2015-30.9.2016.

Heikkilä J. 2015. Leijonat ja muut nousevat riskit.

Gigerenzer, G. 2015. Riskitietoisuus. Miten hyviä päätöksiä tehdään. Helsinki: Terra Gognita. 325 s.